Carreras solidarias tradicionales o Virtuales

¿Quieres organizar una carrera solidaria? ¿sabes lo que cuesta? Te explicamos las diferencias entre las carreras tradicionales y virtuales para que no pierdas dinero.

En España el running ha crecido un 38,9% según Strava, se celebran al rededor de 4.000 carreras al año y la mayoría son en fin de semana, lo que representa unas 75 carreras cada fin de semana. Podríamos decir que el mercado de carreras populares está bastante saturado y conseguir hacerse un hueco con una cuota de participación mínima para no perder dinero puede resultar muy difícil, otro tema es que tu objetivo sea dar difusión a la causa y esto sea suficiente. Algunas ONG´s nos han contactado para organizar carreras tradicionales y tras hablar con varios organizadores en distintas partes de España estas son las conclusiones a las que hemos llegado.

¿Cuánto cuesta organizar una carrera solidaria tradicional?

Lo primero que hay que tener en cuenta es saber la distancia de la prueba con su recorrido, servicios de animación, voluntarios, permisos, bolsa del corredor, obsequios, cronometraje, chips, seguros, montaje de vayas, escenario, arcos, personal, dorsales, camisetas, trofeos, avituallamientos con agua y fruta, responsable de seguridad, servicio de inscripción, Imagen, marketing, organizador, etc… Hagamos unos pequeños números aproximados con una carrera de 1.000 participantes de 10 kilómetros aproximadamente.
Carreras tradicionales

  1. Recorrido, distancia, tipo, fecha y ubicación.
    Cada vez son más las ciudades que empiezan a negar los permisos para celebrar carreras nuevas por sus calles, al ser tantas están intentando que todas las carreras tengan siempre el mismo recorrido y que este sea a las afueras, de manera que no se entorpezca tanto el tráfico y la circulación de los ciudadanos tantas veces.
    3k , 5k y 10k suelen ser las distancias más comunes y los ayuntamientos de pueblos los más dispuestos a ayudar.
    En una carrera virtual no necesitas permiso del ayuntamiento, tú eliges el lugar, la fecha que mejor te convenga, la modalidad (caminar, correr, pedalear durante 3k, 5k o 10k, acumular kilómetros, quemar calorías, etc…) y la App o reloj con el que participar de los soportados por Kinendu.  ¡Cualquier idea la estudiaremos!
    App 6KforWater
  2. Gestión de clasificaciones, seguros e inscripciones.
    Lo primero que vas a necesitar es un servicio de inscripción On Line, cronometraje (2 alfombras), esta parte puede suponer fácilmente los 1.000€ a lo que hay que sumar un variable entre 1€ y 1,5€ de seguro de accidentes más otro de responsabilidad civil(obligatorio) y chip para el dorsal por participante. Un juez oficial también hace falta para certificar que todo cumple las normativas. Suponiendo que somos optimistas y nuestra 1ª carrera tendrá 1.000 participantes tendremos unos 1.250€ de coste extra. Esta sección se lleva 2.250€ aprox.
    En una carrera Virtual el control del tiempo lo hace la App y los relojes que se sincronizan con la plataforma, no necesitas ni chip ni seguro pero si necesitamos que los participantes se registren en el reto para que aparezcan en el ranking.
  3. Infraestructuras del recorrido
    Partiremos de la base que la carrera no será por una zona peatonal por lo que será necesario señalizar con conos, montar vallas, poner bicis o motos para el comienzo y final de la carrera, colocar personal en avituallamientos, control a lo largo del recorrido con un sistema de comunicaciones entre ellos a los que hay que pagar (Si la Ong tiene suficientes voluntarios y recursos podría suprimirse). Supongamos que la Ong no dispone de todos los medios ni voluntarios, tendríamos unos costes fijos aproximados de unos 1.300€ + un variable de 30€ por cada persona “voluntaria” aproximadamente todo esto pueden ser unos 2.900€.
    En una prueba de 1.000 personas la normativa exige que hay un mínimo de XX voluntarios.
    En una carrera Virtual nada de esto es necesario.
  4. Meta y Salida
    Cada carrera tiene un arco de salida y llegada con su podium que hay que alquilar y personalizar con los logos de los tan deseados patrocinadores, alquiler de carpas, mesas y sillas, un poco de música para amenizar el evento con un buen speaker le dará otro toque de alegría a la carrera. Hay que dar de beber y algo de comer minimamente a estos 1.000 participantes y últimamente los supermercados o marcas que regalaban estos productos están empezando a cobrar debido a la gran cantidad de carreras existentes. No nos olvidemos del servicio de ambulancias que dependiendo de la cantidad de participantes puede exigir que haya una medicalizada y otra básica. Todos estos conceptos pueden suponer otros 3.000€. Hay patrocinadores que ya disponen de arcos, carpas y otros componentes que podrían cederlos abaratando los costes.
    En una carrera Virtual nada de esto hace falta.
  5. Premios y Trofeos
    Podemos estar hablando de una carrera solidaria no competitiva pero la mayoría lo suelen ser por lo que deberíamos tener en cuenta 2 categorías como mínimo (Másculina y Femenína) unos 6 trofeos en total lo que supondría un coste aproximado de 250€. En mucha carreras se regala una medalla (mayores costes)…
    En una carrera Virtual el trofeo puede ser una medalla o certificado que puedes imprimir, un regalo de un patrocinador o nada.
    trofeos carrera virtual
  6. Camisetas y dorsales
    Prácticamente todos los participantes de una carrera esperan tener su camiseta y dorsal, ¡qué menos….! Si un dorsal viene a costar al rededor de 0,30cent y una camiseta entre 1,5€ y 4€ vamos a suponer que todo nos cueste 3,5€ por participante por 1.000 tenemos unos 3.500€. Ahora llega el momento de decidir ¿cuántas camisetas comprar? 1.000, 2.000, 500… nos podemos quedar cortos pero seguro que compraremos de más y es probable que las tengamos que tirar, por lo que os recomiendo evitar poner fechas y años para poder reutilizarlas el año siguiente. Muy importante, estamos suponiendo que no entregamos ninguna bolsa de corredor con obsequios ni dípticos que alguien tendría que preparar y suministrar…
    Con Kinendu cada participante usa su camiseta y el dorsal que reciben es un fichero imprimible personalizado con su nombre.
    dorsal carrera virtual
  7. Responsable de seguridad.
    Cada evento de estas características necesita la contratación de personal certificado y experto en seguridad y montaje de podios, metas y salidas. Hay que cumplir con las normativas para evitar cualquier disgusto en un día tan especial. Tendremos que preparar otros 900€ aproximadamente.
  8. Diseño y comunicación.
    ¿Cómo nos vamos a mostrar al mundo? ahora tenemos que crear carteles, flyers y una web atractiva que comunique tanto al mundo Off Line como al mundo On Line que hemos organizado una carrera solidaria por una causa tan importante que todo el mundo debería colaborar, participar y hacer una donación. Esta partida podría oscilar sobre los 1.000€.
    Las carreras virtuales de Kinendu disponen de su propia web clasic o Wellnes standar personalizable o podemos crear una web totalmente personalizada según tus necesidades.
  9. Campaña de marketing.
    Tenemos prácticamente todo atado y preparado pero nos falta lo más importante ¡¡ participantes !!, ¿crees que se van a inscribir solos? ¿crees que te van a buscar o están esperando a que organices otra carrera solidaria? ¿Por qué deberían participar en tu carrera solidaria y no en las otras? ¿crees que los runners participamos en todas las carreras solidarias?
    Una de dos… o tu organización tiene muchos socios, influencers y personal dedicado al marketing y redes sociales o tendrás que contratar a una agencia de comunicación con su Community Mannager y crear campañas atrayentes de pago en google y redes sociales para conseguir darte a conocer. Supongamos que tu organización no tiene tanto músculo vas a necesitar invertir entre 1.000€ y 4.000€ para dar a conocer tu prueba y para que no sea un auténtico fracaso. Si no consigues entre 500 y 1000 participantes es muy probable que no repitas al año siguiente ni vuelvas a conseguir patrocinadores si has tenido la gran suerte de tenerlos. Si no te ven no existes y recuerda que te la estás jugando, una carrera con poca participación además de ser una ruina no es atractiva para los patrocinadores por mucho que la causa solidaria sea muy importante (todas lo son).
    Se han dado casos de grandes marcas que han querido crear su propia carrera desde cero y han invertido en marketing más de 20.000€ y no han conseguido llegar ni a los 2.000 participantes.
    En Kinendu notificaremos a nuestra comunidad solidaria que hemos creado un nuevo reto pero también es recomendable una pequeña inversión en redes sociales donde hemos conseguido unos sorprendentes resultados tanto a nivel nacional como internacional con muy poca inversión.Marketing carreras solidarias virtuales
  10. El organizador o “conseguidor”.
    Esta figura es la que hará que tu carrera sea rentable o no. Si tú o tu organización sois capaces de preparar todo esto eficientemente y recibir las críticas de personas que no apreciarán tu trabajo desinteresado, francamente sois unos campeones, tal vez lo hagáis la primera vez pero si hay una segunda pediréis que sea otra persona/empresa la que se encargue de la coordinación de todos estos puntos. Cuando se trate de una carrera de nueva creación esta persona o personas claves (empresa) empezarán los preparativos 10 meses antes  y pueden cobrar al rededor de 4.000€ o más…

No quisiera desanimarte ya que una carrera solidaria sencilla puede costar más de 15.000€, si con las inscripciones a “10€” por 1.000 participantes recaudas 10.000€ no llegarás ni a cubrir costes a menos que encuentres buenos patrocinadores un buen organizador y muchas inscripciones. Kinendu nace con la Global 6KforWater de World Vision creando la primera carrera virtual solidaria patrocinada multiempresa que se celebró el año pasado por primera vez en España en el pueblo de Venturada Madrid, con unos 500 participantes físicos y 2.600 virtuales. Este año 2019 se ha celebrado la carrera virtual en el centro de Madrid y otras ciudades llegando a cerca de 5.000 participantes entre tradicionales y virtuales llegando a poner gotas solidarias en 19 países con una recaudación total entre inscripciones, donaciones particulares y de empresas superior a los 137.000€. Ahora hemos arrancado otro Reto virtual a nivel internacional para Medicus Mundi.
¡Todo es posible !

Dependiendo de tu presupuesto y recursos tal vez una carrera tradicional no sea lo adecuado para empezar pero una carrera solidaria virtual podría ser una buena opción como herramienta divertida que ayude a dar visibilidad tanto nacional como internacional además de conseguir donaciones particulares y de empresas para tu causa. También puedes crear un reto virtual pre carrera tradicional que ayude a calentar motores 😉
Si necesitas más información contacta con kinendu.

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